Autor MAREK BARNAŚ
Czy zawsze jesteś zadowolony z jakości, terminowości oraz kosztów prac zleconych podwykonawcom i jednostkom inspekcyjnym?
Zapewne spotkaliście się w swojej karierze zawodowej z koniecznością zarządzania projektem bardzo nietypowym i specyficznym lub wykonywaliście skomplikowane i złożone wyroby dla klienta. Prawdopodobnie w wielu przypadkach nie mieliście wystarczającej wiedzy, a organizacja nie posiadała odpowiednich zasobów i kompetencji do ich realizacji. Taka jest rzeczywistość biznesowa. Aby przetrwać i rozwijać się musimy podejmować się takich wyzwań.
Organizacje ze względu na ograniczone zasoby w wielu przypadkach - co jest oczywiste - nie posiadają kompetencji do rozwiązania wszystkich zagadnień technicznych, organizacyjnych i prawnych, które przed nimi stają. Najczęściej w takich przypadkach szukamy usilnie zasobów wewnątrz organizacji. Jeżeli przewidujemy, że zagadnienie będzie się powtarzać w przyszłości, wówczas warto pomyśleć o uzupełnieniu potrzebnych kompetencji i dokształceniu naszego personelu lub pozyskania wykwalifikowanego personelu z rynku. Sytuacja jest odmienna, gdy zagadnienie jest na tyle rozległe tematycznie, że nie jesteśmy w stanie w oczekiwanym (zazwyczaj krótkim) czasie uzupełnić kompetencji wewnątrz organizacji. Wówczas najczęściej szukamy wsparcia poza organizacją.
W mojej praktyce spotkałem się niejednokrotnie z sytuacją, gdy organizacja podjęła się w sposób nieświadomy realizacji zadania wyprodukowania wyrobu (najczęściej maszyn lub urządzeń) nie mając pełnej świadomości wymagań jakościowych zamawiającego. W kilku przypadkach zakończyło się to długotrwałymi sporami a nawet znacznymi roszczeniami pieniężnymi od niezadowolonych zamawiających.
Podobnie zlecający usługi inspekcyjne zewnętrznej organizacji nie precyzując wymagań kompetencyjnych, jakościowych, spotykali się z niezadowalającą jakością tychże. Nieprecyzyjnie określone warunki jakościowe zleconych badań niejednokrotnie były powodem niezadowolenia zamawiającego a nawet strat wynikających z uszkodzeń sprzętu. Podobnie niekiedy zbyt wysokie wymagania powodują konieczność ponoszenia nieuzasadnionych dużych kosztów.
Odpowiadając na oczekiwania rynku, szereg firm oferuje wysoko specjalistyczne usługi doradcze, konsultacyjne i inżynierskie w ramach wsparcia zarządzania projektami, wsparcia w procesie nadzoru nad produkcją, nadzoru jakościowego i szeregu innych usług wspierających. Pozostaje - jak się wydaje - jedynie znaleźć i zlecić takim firmom odpowiedni zakres prac, których nie jesteśmy w stanie zrealizować.
Proste? Pozornie tak, ale…
W praktyce jest to kilka zagadnień, które po drodze należy rozwiązać i pytań, na które należy sobie odpowiedzieć:
- Jaki jest zakres prac, które chcemy zlecić?
- Jakie wymagania jakościowe ma nasza organizacja wobec realizowanego projektu? Czy są one jasno i precyzyjnie określone?
- Jakie wymagania stawia nam nasz klient, dla którego realizujemy dane zamówienie (realizujemy projekt lub wykonujemy wyrób)?
- Kto może zrealizować usługi w zakresie opisanym powyżej? Jakie kwalifikacje, uprawnienia lub certyfikaty kompetencji, są wymagane aby zapewnić odpowiednią jakość usługi, tzn. zapewniającą spełnienie wymagań wewnątrz organizacyjnych i wymagań klienta?
- Jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru oferty na usługi?
- Jakie są warunki odbioru prac od podwykonawcy?
- Jak zapewnić sobie właściwą terminowość i jakość świadczonych usług?
- Jaki jest system raportowania przyjęć, aby zapewnił nam oczekiwaną jakość i terminowość realizacji?
- Jak zapisać w umowie te wszystkie wymagania?
- Jak wyegzekwować to wszystko od podwykonawcy?
Jak to robią korporacje?
Ci z Was, którzy pracują lub pracowali w korporacjach, znają odpowiedź. W korporacjach mamy zwykle opracowany system rozwiazywania takich zagadnień i szereg procedur, instrukcji postępowania, które zwykle krok po kroku pozwalają na sformułowanie zapytania ofertowego, ustalenie wymagań kwalifikacyjnych i jakościowych wykonania prac, zebranie ofert, wybór podwykonawcy oraz przygotowanie umowy i jej podpisanie. Zwykle korporacje posiadają własne zasoby kadrowe, które realizują w całości lub w części ten zakres prac. Najczęściej jednak korzystają z usług firm sektora TIC (Testing Inspection Certification), bezpośrednio zlecając prace inspekcyjne i nadzór nad jakością wykonanych prac. Pozostaje nadzór nad jakością i terminowością zleconych usług. Częstoj taki nadzór realizuje się własnymi siłami. Niekiedy jednak warto wesprzeć się zewnętrznymi specjalistami, aby zapewnić pełne pokrycie kompetencyjne i czasowe.
Jak realizują takie projekty firmy właścicielskie lub organizacje nie posiadające pełnych struktur projektowych?
Odmiennie sytuacja przedstawia się w mniejszych firmach właścicielskich i tych nieposiadających struktur projektowych oraz technicznych o szerokim zakresie kompetencji. Gdy projekt jest nietypowy lub realizujemy go jednorazowo, napotykają one na ograniczenia. Zwykle organizacja nie jest w pełni przygotowana do realizacji takiego zlecenia i nie posiada odpowiednich zasobów wiedzy i potencjału. Często zakres prac, których nie można wykonać samodzielnie, zlecany jest na zewnątrz bez odpowiedniej analizy ryzyk z tym związanych.
Czy można to zrobić lepiej? Oczywiście…
Wówczas niezbędna jest pomoc zewnętrznego konsultanta-eksperta, który w oparciu o wiedzę i doświadczenie będzie wspierał organizację. Wsparcie takie obejmować może: precyzyjne określenie wymaganego zakresu podzlecanych prac, sformułowanie wymagań jakościowych i formalnych dla podwykonawcy, określenie modelu współpracy, warunków finansowych, terminowych, odpowiedzialności partnerów, negocjacje z potencjalnymi podwykonawcami, nadzór nad nimi. Powinien on być swego rodzaju pośrednikiem pomiędzy podwykonawcą i zamawiającym, aby temu drugiemu w jak największym stopniu ułatwić sformułowanie jego wymagań wobec podwykonawcy. Oczywiście niezbędna okazuje się wówczas pomoc pracowników z organizacji, którzy znają potencjał firmy i jej ograniczenia. Tworząc jednak taki zespół warto zapewnić jego harmonijną współpracę oraz kompetencyjną synergię, co w konsekwencji zapewni właściwe wywiązanie się z powierzonego zadania.
Inwestując często miliony złotych w nową linię produkcyjną, nowa maszynę, rozbudowę hali produkcyjnej lub podejmując się wykonania nietypowego, skomplikowanego wyrobu dla klienta, decydujemy się podjąć ryzyko z tym związane. I takie decyzje podejmują odważni przedsiębiorcy! Podejmując takie decyzje warto zminimalizować ryzyko związane z realizacja tych przedsięwzięć, poprzez skorzystanie z pomocy doświadczonych zewnętrznych doradców, którzy pomogą Wam ograniczyć ryzyko do minimum bazując na swojej wiedzy i doświadczeniu. W szeregu obszarów: technicznym, prawnym i organizacyjnym, gdzie możecie napotkać na szereg pułapek i trudności, o których tutaj napisałem.
Warto podejmować się nowych wyzwań odważnie, ale też odpowiedzialnie.
Artykuły tego Autora
