Autor MACIEJ GACA
Kto powinien przygotowywać umowyNa co zwracać uwagę
Kto powinien przygotowywać umowy
Pytanie wydaje się retoryczne. Myślę, że przeważająca większość pytanych odpowiedziałaby, że zależy to od umowy oraz, że w przypadku umów skomplikowanych pod jakimś względem powinien to być prawnik.
Według mnie jest to prawidłowe podejście. Rzeczywiście, w przypadku umów zawieranych zwyczajowo, stale w trakcie prowadzonej działalności gospodarczej, pomoc prawnika może nie być potrzebna. W przypadku umów bardziej skomplikowanych, to zupełnie inna sprawa. Weźmy na przykład umowę sprzedaży/dostawy…
Na co zwracać uwagę
Tak długo, jak czytając umowę, czy zapoznając się z dokumentacją, która ją tworzy (bo przecież umowa nie musi być spisana w jednym dokumencie) jesteśmy w stanie odpowiedzieć sobie na pytania o zaangażowane w transakcję osoby oraz ich wzajemne prawa i obowiązki oraz o to, czego taka transakcja dotyczy oraz o płatność, to nie powinno być większego kłopotu z „rozpracowaniem” takiej umowy i ustaleniem tego, kto i do czego był zobowiązany oraz ile to wszystko kosztowało i kiedy trzeba płacić.
Najogólniej, nasze pytania i odpowiedzi, powinny obracać się wokół takich zagadnień jak, między innymi: Kto sprzedaje i na jakich warunkach? Za ile? Kto dostarcza i na jakich warunkach? Za ile? Co sprzedaje/dostarcza, ile, dokąd? Kto kupuje i kto płaci, kiedy i na jakich warunkach? Od kiedy nabywca może powiedzieć, że właścicielem rzeczy? Jakie są obowiązki i uprawnienia stron związane z zakupem, dostawą i płatnością za zakupioną rzecz, np. w kontekście wad zakupionych rzeczy i opóźnień w płatności?
To, czego muszą być świadomi pracownicy, którzy opracowują umowy bez pomocy prawnika, to fakt, że jeśli umowa nie reguluje pewnych kwestii, to nie oznacza to, że są one nieuregulowane. W takim przypadku zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa, które dane kwestie regulują. Mogą to być przepisy dotyczące na przykład: ryzyka związanego z transportem rzeczy, chwili przejścia własności rzeczy, odpowiedzialności za wady i uprawnień z nimi związanych.
Ogólniki oznaczają wzrost ryzyka operacyjnego
Pracownicy muszą być świadomi tego, że im bardziej ogólna umowa, tym bardziej szczegółowa analiza prawna może być potrzebna, aby ustalić wzajemne prawa i obowiązki stron oraz ich zakres. Jest to związane z ograniczoną wiedzą prawną pracowników operacyjnych, którzy siłą rzeczy koncentrują się (prawie wyłącznie) na aspektach operacyjnych i technicznych najlepiej im znanych ufając praktycznym i zwyczajowym rozwiązaniom, które zazwyczaj dobrze działają, do czasu... Taki brak pewności, może oznaczać istotny wzrost ryzyka dla prowadzonego biznesu, ponieważ analiza prawna takich umów może okazać się bardzo niekorzystna, dla którejś z jej stron.
Kiedy pracownik operacyjny sam tworzy umowę
Co się dzieje, kiedy pracownik operacyjny jest z własnej, czy nie z własnej woli samodzielnie zaangażowany w tworzenie bardziej skomplikowanej umowy. W takich sytuacjach, najczęściej, spotykam się z ogólnikami w zakresie regulacji praw i obowiązków stron związanych z wykonaniem umowy oraz niezwykle szczegółowymi uregulowaniami licznych zagadnień i wymogów technicznych. Krótko mówiąc, ludzie piszą to, o czym wiedzą. Jeśli o czymś nie wiedzą, to nie piszą, ponieważ nie wiedzą, że coś takiego istnieje. Nie można ich za to winić. Jednak każdy decydent w firmie, który poleca pracownikowi operacyjnemu bez, przynajmniej, wykształcenia prawniczego i toleruje to, że bez wsparcia prawnika przygotowuje on umowy, nawet w oparciu o stosowane wzory, musi mieć tego świadomość.
W mojej praktyce widuję tak przygotowane umowy, gdzie z powodu piętrzących się warunków pracowicie wynegocjowanych przez strony, (które mają skutkować wzajemnym blokowaniem się stron), trudno jest ustalić, kiedy umowa w ogóle wchodzi w życie. Określa się, (bo czasami nawet trudno powiedzieć „opisuje”) przedmiot umowy tak ogólnie, w sposób praktycznie uniemożliwiający jego identyfikację, że skutkuje to uniemożliwieniem dochodzenia roszczeń, np. z rękojmi. W tekstach umów nakłada się na dostawców obowiązek dostarczenia towarów najwyższej jakości, spełniających najwyższe światowe standardy, podczas gdy w załącznikach do umów, stanowiących ich integralną część, stosuje się parametry i czyni się odwołania, do, co najwyżej „średnich” norm. W umowach dotyczących realizacji inwestycji technicznych, pisze się o przeprowadzanych testach, zapominając o określeniu tego, kiedy mają być przeprowadzane, w jakich warunkach, co powinny stwierdzać i na podstawie, jakich parametrów. Nie wspomina się o konsekwencjach dla stron związanych z niepowodzeniem testów. Mówi się o protokołach z założenia dokumentujących etapy wykonania umów, nie pisząc o ich treści, o tym, co powinny stwierdzać, na jakim etapie, jak, kiedy oraz przez kogo maja być sporządzone i czy mają być podpisane. Pisze się o płatnościach na podstawie faktur, zapominając o tym, kiedy i na jakich warunkach są one płatne, pozostawiając olbrzymią i niebezpieczną swobodę ich wystawcy. Alternatywnie, płatności są obwarowane takimi warunkami, że nieraz trudno jest powiedzieć, kiedy zobowiązany do zapłaty ma „puścić kupkę pieniędzy”, a kiedy uprawniony do jej otrzymania może ją do siebie „przysunąć”. Pisze się o dochodzeniu „wszelkich roszczeń związanych z niewykonaniem umowy” nie definiując ich, co pozostawia stronie dochodzącej owych „wszelkich roszczeń” jedynie możliwość dochodzenia odszkodowania, co z kolei skutkuje koniecznością przeprowadzania niejednokrotnie czasochłonnego i skomplikowanego postępowania dowodowego. Zapomina się o możliwości zabezpieczenia wykonania płatności, np. akredytywą. Stosuje się gwarancje bankowe, zaniedbując wykonanie określonych w umowie warunków ich wejścia w życie. Zapomina się o precyzyjnym określeniu już w umowie treści żądania uruchomienia nieodwołalnej i płatnej na pierwsze żądanie gwarancji, kierowanego do banku, który ją wystawia, co wynika z niewiedzy o tym, że bank naturalnie broniąc się przed wypłatą pokaźnej kwoty będzie DROBIAZGOWO sprawdzał przede wszystkim wymogi formalne wezwania do wypłaty z gwarancji. Akceptuje się ograniczane kwotowo kary umowne, zapominając o możliwości dochodzenia odszkodowania o wartości przewyższającej zastrzeżoną wysokość kar umownych.
Szkolenia
Jeśli z jakiegoś powodu firma decyduje się, że umowy, które zawiera tworzone są przez jej pracowników operacyjnych, jedną z metod ograniczenia takiego ryzyka i ułatwienia pracy, mogą być szkolenia dla takich pracowników, w trakcie, których poznają oni prawne założenia umów, z którymi najczęściej mają do czynienia. Oczywiście, nie staną się oni przez to specjalistami prawnymi, ale, co nie jest bez znaczenia, będą mogli docenić wagę części swojej odpowiedzialności za biznes, w którym uczestniczą. Pozwoli im to także docenić udział prawnika w procesie tworzenia umowy.
Z pewnością, takie szkolenia pozwolą im zrozumieć, co musi a co nie musi w umowie być i dlaczego. Będą mogli odczuć wagę konsekwencji obecności albo braku obecności konkretnych uregulowań w umowach, przy czym nie będzie to sytuacja, gdy coś poszło nie tak, ale bezpieczne warunki "testowe".
Taka wiedza, pozwoli im opracowywać umowy i prowadzić negocjacje bardziej świadomie – nie tylko z punktu widzenia operacyjnego, ale także z prawnego.
W końcu, nie chodzi przecież o to, żeby angażowac prawnika do wszystkiego, ale żeby mieć świadmomość, że prawnik proponując określone rozwiązania nie robi tego, żeby psuć biznes, tylko po to, żeby go chronić.
I dalej, nie będzie to biznes bez ryzyka. Powinien to być jednak biznes, w pewnym sensie z okiełznanym ryzykiem.
Autor: Maciej Gaca
Artykuły tego Autora
