Autor MACIEJ GACA
Umowy z partnerami zagranicznymi.Na co zwracać uwagę, aby umowy działały i aby skutecznie zabezpieczyć interes naszej firmy.
Na co zwracać uwagę zawierając umowę z parterem zagranicznym?
Przede wszystkim, należy dążyć do tego, aby taka umowa miała przynajmniej formę wymiany korespondencji prowadzonej przez należycie umocowanych przedstawicieli. Częstą praktyką jest zawieranie umów w wyniku ciągu zdarzeń – zapytanie, oferta, zamówienie, potwierdzenie zamówienia, zaliczka albo całość zapłaty, zawiadomienie o wysłaniu, odbiór. To jest plan absolutnego minimum z pewnymi zastrzeżeniami, o których mowa poniżej. Jakkolwiek, na krótką metę może to być rozwiązanie korzystne z perspektywy szybkości wykonania, to wymaga ono od pracowników zaangażowanych w cały proces, czy projekt, pełnej świadomości tego, w co tak naprawdę angażują swoją firmę i jakie są tego prawne konsekwencje, których skutki ekonomiczne mogą okazać się dalekosiężne.
Po pierwsze, prawo umowy. Od niego wszystko zależy.
Prawne aspekty zawierania umów w opisany wyżej sposób mogą być najróżniejsze. Począwszy od konieczności ustalenia, jakiemu prawu podlega umowa. Wpływa to na WSZYSTKIE kwestie związane z taką umową. Nawet na te, których pracownik, czy firma mogą nie być świadomi, przy czym ten brak świadomości może nie mieć żadnego znaczenia. Od prawa, jakiemu podlega umowa zależą obowiązki i uprawnienia każdej ze stron – szczególnie te nieustalone przez strony i nieopisane w takiej korespondencji. Na przykład w przypadku umów dostawy albo sprzedaży - to, kiedy nabywca rzeczy staje się ich właścicielem i kiedy przechodzi na nabywcę ryzyko utraty rzeczy (czy w chwili przekazania firmie transportowej gdzieś np. w kontynentalnych Chinach, czy w chwili załadunku na statek np. w Hong Kongu, czy w chwili dotarcia do portu gdzieś w Europie, czy – jeśli mamy szczęście, jako odbiorcy, w chwili rozładunku na naszym palcu?). Będą to też wszystkie kwestie związane z reklamacjami dostarczonych towarów i warunkami oraz terminami do ich wykonania – czy i jakie warunki należy spełnić, aby z nich skorzystać? Czy prawu, któremu podlega umowa znane jest pojęcie rękojmi? Jeśli dostawca/sprzedawca udzielił gwarancji, co mamy zrobić, żeby z niej skorzystać? Kiedy przedawnią się roszczenia nabywcy w stosunku do sprzedawcy, czy firm transportowych i nie będziemy już mogli z nich skorzystać? Co musimy zrobić, by temu zapobiec?
Co należy zrobić i czego dopilnować? Ogólne warunki umów.
Należy przede wszystkim dążyć do tego, aby jednak nie działać jedynie w oparciu o plan minimum, czyli wymianę korespondencji. Należy dopilnować, aby nasza firma działała w oparciu o ogólne warunki zawieranych umów. Powinny one być przygotowane zawczasu, przy udziale pracowników, którzy zajmują się i są związani z realizacją umów. Oznacza to zaangażowanie nie tylko handlowców, ale także pracowników technicznych, pracowników odpowiedzialnych za logistykę, transport, dostawy, zamówienia, magazyny. Wreszcie pracownicy działu finansowego, księgowości – to oni mogą zaproponować najefektywniejsze rozwiązania dotyczące pewności rozliczeń i ich zabezpieczenia. To pracownicy mają często bezcenną wiedzę o tym, co jest najważniejsze z punktu widzenia interesów firmy oraz jak wygląda w praktyce realizacja zamówień i umów na różnych etapach. Prawnik powinien to tylko opisać. Oczywiście, powinien też zadbać o to, aby – to oczywiste – interesy firmy były należycie zabezpieczone. Powinien przy tym pamiętać, że ogólne warunki, które współtworzy, mają służyć osiągnięciu PRAKTYCZNEGO CELU, którym jest sprawne prowadzenie działalności i wykonanie zawartej umowy. Ich tworzenie nie może być akademickim ćwiczeniem lub pokazem prawniczej erudycji. To może okazać się przepisem na kłopoty.
Co najważniejsze, takie warunki ogólne powinny zawierać informację, że one same i wszystkie umowy zawierane w oparciu o nie, podlegają prawu polskiemu. Ponadto, że sądem właściwym do rozpatrywania sporów wynikających z takich umów jest albo polski sąd powszechny (właściwy dla naszej siedziby) albo polski sąd arbitrażowy (uwaga na koszty arbitrażu) oraz, że językiem umowy jest język polski. W ten sposób możemy być pewni, że naszego sporu nie będzie rozpatrywał sąd obcego państwa, którego kultura prawna może być dla nas nie zrozumiała. Ponadto, nie będziemy musieli liczyć się z koniecznością dalekich, kształcących podróży w celu prowadzenia sporu, ani ponoszenia kosztów z tym związanych.
Ogólne warunki umów powinny być poddawane okresowej „kontroli” w kontekście doświadczeń zbieranych przez pracowników odpowiedzialnych za realizację umów. Takie warunki ogólne powinny być przywoływane w składanym przez nas zamówieniu, jako jego integralna część. Należy później dopilnować, aby precyzyjne i szczegółowe odniesienia do nich i do zamówienia, którego są integralną częścią, przewijały się w korespondencji oraz dokumentach, a co najważniejsze, aby odniesienie do ogólnych warunków zawarte było w fakturze, którą dostaniemy od naszego kontrahenta. Dlatego, dobrze jest z nim treść faktury uzgodnić przed jej doręczeniem.
Jeśli jesteśmy dostawcami dla dużego światowego gracza, to z kolei, z pewnością natrafimy na mur niezrozumienia i podejście typu „take it or leave it”, „my pracujemy wyłącznie na naszych warunkach”, „ zawsze tak robimy”, „ nie będziemy zmieniać naszych warunków”, itd., itp.
Podobnie, jeśli nasz kontrahent odpowie nam wraz ze swoimi ogólnymi warunkami – to właśnie rozpoczęliśmy międzynarodowe negocjacje w trakcie, których będziemy musieli uzgodnić warunki wykonania naszej umowy.
W takich przypadkach, poza precyzyjnym uzgodnieniem warunków, zadbajmy o to, aby umowa podlegała prawu któregoś z państw europejskich. Idealnie, jeśli byłoby to któreś z państw zachodniej Europy kontynentalnej - któreś z centrów handlowych, jak np. Niemcy, Holandia, Francja. Z własnej praktyki wiem, że w takich sytuacjach polskiemu prawnikowi stosunkowo łatwo jest porozumieć się z prawnikiem z państwa Europy kontynentalnej, bo uregulowania prawa cywilnego, któremu podlegają umowy są do siebie zbliżone. Można powiedzieć, że język prawny i używana siatka pojęciowa są w zasadzie bardzo podobne.
Z doświadczenia wiem, że firmy azjatyckie stosunkowo łatwo zgadzają się na poddanie umów prawu angielskiemu. Jest ono, co prawda odmienne od uregulowań właściwych dla Europy kontynentalnej, ale polski prawnik obeznany z problematyką handlu międzynarodowego powinien „dogadać się” ze swoim angielskim kolegą. Ponieważ firmy z Azji rozumieją, że Europejczycy praw ich państw mogą nie rozumieć, jeśli tylko będziemy umiejętnie negocjować, możemy spodziewać się takich ustępstw.
W takich przypadkach, zadbajmy o to, aby umowę poddać arbitrażowi handlowemu w państwie, którego prawu ona podlega. Arbitraż dobrze się sprawdza w takich przypadkach, ponieważ rozstrzyganiem sporów arbitrażowych często zajmują się osoby o dużym doświadczeniu, także biznesowym. Oznacza to, że arbiter może szybko znaleźć wspólny język, przede wszystkim ze stronami (a nie tylko ich prawnikami) i dążyć do tego, aby koncentrować się na kwestiach istotnych przede wszystkim z perspektywy biznesowej. To bardzo wiele znaczy.
Pomoc prawnika
W przypadku, gdy bierzemy pod uwagę zgodzenie się w negocjacjach na poddanie umowy prawu obcemu, należy bezwzględnie w trakcie negocjacji skorzystać z pomocy prawnika znającego prawo obce (uprawnionego do wykonywania zawodu w kraju tego prawa). Należy skorzystać z tej pomocy przed zawarciem umowy a nie po. Pomocą tutaj mogą służyć polskie konsulaty lub ambasady. Z pewnością, mogą albo skierować bezpośrednio do zaufanych prawników, którzy z nimi współpracują, albo przynajmniej pomóc w ustaleniu kontaktu do stowarzyszeń prawniczych lub izb prawniczych, które na pewno pomogą nawiązać kontakt z prawnikiem. Jeśli znikąd pomocy, to zawsze pozostaje jedna z niezawodnych wyszukiwarek internetowych oraz osoba posługująca się językiem obcym o światowym zasięgu.
Z doświadczenia wiem, że pieniądze wydane na opinię prawnika o umowie poddanej prawu jego specjalizacji okazują się jedną z lepszych inwestycji, bo mogą pomóc zaoszczędzić miliony.
Autor: Maciej Gaca
Artykuły tego Autora
