Autor MACIEJ GACA
Czy faktura jest dowodem zawarcia umowy?
W bieżącej działalności gdzie ciągle i często zawierane są umowy, zdarza się, że jedynym dokumentem potwierdzającym transakcję jest faktura wystawiona przez jedną ze stron.
Wystawiona faktura lub faktura podpisana przez jedną ze stron jest dokumentem prywatnym i księgowym.
Jako dokument prywatny, faktura potwierdza jedynie to, że osoba, która ją wystawiła złożyła oświadczenie o treści wskazanej w fakturze. Mówiąc wprost, dokument prywatny potwierdza jedynie to, że osoba, która go wystawiła bądź podpisała napisała to, co napisała. Dokument prywatny, nie potwierdza, tego, że to, co jest w nim napisane odzwierciedla stan faktyczny oraz, że jest prawdą.
W braku jakichkolwiek innych dokumentów, czy materiałów poza fakturą, należy uznać, że wystawca faktury oświadcza jedynie, iż jego zdaniem, ma świadczyć to, co opisane jest, jako przedmiot, we wskazanej ilości, za podaną cenę, którą według niego odbiorca jest zobowiązany zapłacić na konto wskazane w fakturze we wskazanym w fakturze terminie.
Zatem, faktura, jako prywatny dokument nie potwierdza tego, że treści w niej zawarte są prawdziwe oraz odzwierciedlają uzgodnienia dwóch stron wskazanych w fakturze. Nie potwierdza także tego, że opisane w niej świadczenie zostało wykonane – przedmiot został sprzedany, dostarczony, odebrany albo zlecenie wykonane lub odebrane. Już na pewno faktura nie potwierdza, że wskazana w niej kwota została uzgodniona przez strony, ani tym bardziej, że odbiorca jest zobowiązany do jej zapłaty.
Tutaj mała dygresja - z rezerwą poodchodzę do wielkiej wiary, jaką niektórzy, w tym nawet prawnicy, pokładają w jednostronnie podpisanych fakturach załączanych do pozwów w elektronicznych postępowaniach nakazowych zawierających informacje o zawartych przez strony umowach, jednak bez jakichkolwiek innych dowodów – „bo przecież jest to oficjalny dokument opatrzony podpisem”. Otóż, tak jednostronnie podpisana faktura, opatrzona własnoręcznym podpisem i nawet opieczętowana jest tylko dokumentem prywatnym, który potwierdza, że osoba go podpisująca, napisała to, co podpisała - i nic więcej. To oznacza, że każdy, przeciwko komu został wydany elektroniczny nakaz zapłaty w oparciu tylko o niepodpisaną albo jednostronnie podpisaną fakturę, powinien taki nakaz zapłaty zaskarżyć. Najprawdopodobniej zrobi to skutecznie i albo zmusi stronę powodową do wskazania w nowym postępowaniu istotnych dowodów na poparcie swoich roszczeń albo spowoduje, że porzuci ona próby dochodzenia wątpliwych roszczeń, których nie jest w stanie udowodnić.
Jeśli dysponujemy jedynie dokumentem prywatnym, jakim jest faktura, w przypadku sporu musimy liczyć się z koniecznością udowodnienia w sądzie wszystkich okoliczności uzasadniających jej wystawienie oraz uzasadniających wystawienie jej w treści, w jakiej została wystawiona. Samo przedstawienie w sądzie wystawionej, a nawet skutecznie doręczonej drugiej stronie i nie zwróconej faktury, bez względu na wskazaną w niej kwotę nie jest dowodem na istnienie zobowiązań po każdej ze stron.
Zdarza się, że ze strony firm, które nie zadbały o zabezpieczenie sobie dowodów (dokumentów) potwierdzających istnienie wzajemnych zobowiązań stron oraz ich precyzyjne wskazanie, spotykam się z taką oto logiką (co ma być podstawą roszczenia) – "powiedzmy, że skoro wystawiliśmy fakturę takiej treści , to dlatego, że wykonując nasze zobowiązanie wobec firmy wskazanej jako odbiorca byliśmy do tego zobowiązami. Przecież nie zrobilibyśmy tego gdybyśmy nie byli do tego zobowiązani. Wówczas, druga strona będzie musiała udowodnić, że mylimy się. Przecież, jeśli nie wykażą, że nasze twierdzenia nie są prawdziwe, to będą one uznane za przyznane, a zatem nic nie będziemy musieli udowadniać." Potem, pada pytanie – czy tak możemy zrobić i oraz odpowiedź, że oczywiście – możemy, przy czym nie da nam to nic, ponieważ to, co chce zrobić taki klient to nieskuteczne obejście przepisów o obowiązku udowodnienia okoliczności, z których wywodzi się skutki prawne.
Kluczem jest tutaj udowodnienie, a twierdzenia, co do zasady, dowodami nie są. Są nimi, między innymi, dokumenty, także maile i zeznania świadków – to zagadnienie poruszyłem w jednym z wcześniejszych wpisów.
Skoro niepodpisana albo podpisana tylko przez jedną ze stron faktura nie jest dowodem na istnienie umowy, co zrobić by jednak można było wykorzystać fakturę, jako dowód wykazujący wzajemne zobowiązania stron?
Przede wszystkim, faktura powinna być podpisana przez obie strony (działające w ich imieniu osoby upoważnione do ich reprezentacji, czy to na podstawie informacji z KRS albo CEDiG, czy na podstawie pełnomocnictw). Powinna zawierać oświadczenie odbiorcy o akceptacji faktury oraz wszystkich wskazanych w niej warunków. Należy też zadbać o to, aby opis przedmiotu świadczenia był jak najbardziej precyzyjny. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w fakturze zawrzeć i inne istotne informacje, a dotyczące, na przykład: rękojmi, gwarancji, dostawy i odbioru przedmiotu świadczenia, przejścia jego własności, a także sposobu i terminu wykonania zlecenia oraz konsekwencji opóźnienia płatności.
W szczególności, należy podkreślić, że oświadczenie odbiorcy o akceptacji faktury, umożliwia wykorzystanie jej w postępowaniu nakazowym, jako dowodu na istnienie zobowiązań stron.
To bardzo ułatwia późniejsze dochodzenie roszczeń obejmujących kwoty wskazane w fakturze oraz sprawne przeprowadzenie postępowania nakazowego i wydanie nakazu zapłaty w oparciu o zaakceptowany przez dłużnika rachunek.
Autor: Maciej Gaca
Artykuły tego Autora
