Autor MAREK BARNAŚ
Jakie KPI stosować, aby skutecznie zarządzać bezpieczeństwem procesowym?
Większość pracowników oburzy na ten wpis, bo „znów mówimy o wskaźnikach i znów ten bełkot korporacyjny”, ale dla managerów to oczywiste, że aby zarządzać musisz mieć mierniki. Stąd też mając opracowaną, przemyślaną i uzgodnioną z interesariuszami strategie przystępujemy do „opomiarowania” celów. I właśnie do tego służą KPI.
Podobnie do strategii biznesowej, postępuje się w odniesieniu do strategii zarządzania bezpieczeństwem, w tym zarządzania bezpieczeństwem procesowym.
Podstawowym celem tworzenia wskaźników wydajności jest dostarczenie managerom, zarządom, specjalistom ds. bezpieczeństwa procesowego dokumentów podsumowujących, raportów śledzących lub „kokpitu” z regularnym i systematycznym raportowaniem stanu bezpieczeństwa procesowego poprzez zbiór wskaźników, które są najbardziej odpowiednie w organizacji do oceny ryzyka i zarządzania nim.
Odpowiednio dobrane do kultury organizacji wskaźniki pozwalają na:
- identyfikacje odchyleń, które wymagają priorytetowych planów działania,
- ocenę stopnia osiągniętych celów,
- doskonalenie systemu,
- porównanie danych organizacji z danymi sektora (benchmarking).
Wdrożenie wskaźników i raportowanie ich służy zarówno jako narzędzie diagnozy sytuacji, jak również jest motorem działań i usprawnień. Ważne jest, aby ocenić, czy planowane usprawnienia są skutecznie realizowane i czy mechanizm ten pozwala na śledzenie postępu.
W zależności od „dojrzałości” systemów zarządzania bezpieczeństwem procesowym oraz wyznaczonych celów, konstruujemy zestaw wskaźników KPI, które pozwolą nam skutecznie obserwować i zarządzać ryzykami w tym zakresie. W niedojrzałych organizacjach nastawionych w minimalnym stopniu na spełnienie wymagań prawnych, KPI są głównie wskaźnikami analizującymi zdarzenia, które już wystąpiły. Nazywamy je Wskaźnikami Skutków (Lagging Indicators). W miarę rozwoju i dojrzałości systemów zarządzania bezpieczeństwem coraz więcej jest Wskaźników Wiodących (Leading Indicators). W dalszej części wpisu wyjaśnię to na przykładach.
Wskaźniki skutków (Lagging Indicators).
Są to wskaźniki zarządzania pasywnego i z tego też powodu nie są bardzo dobrymi wskaźnikami efektywności systemu zarządzania bezpieczeństwem procesowym. W rzeczywistości wskazują tylko, czy wysiłki organizacji w przeszłości były owocne, czy nie, oraz czy organizacja miała szczęście, czy nie (nie wystąpiły niepożądane incydenty). Nie są w stanie powiedzieć, czy system prewencyjny działa dobrze, ani czy wszystkie elementy są właściwie zarządzane w celu uzyskania oczekiwanych wyników. Dzięki takim wskaźnikom organizacja nie będzie wiedziała, co robi źle i będzie ciągle powtarzała te same błędy. Niemniej jednak, są ogólnie stosowane i oceniane przez Regulatorów, Akcjonariuszy i służby Państwowe. Często również one są podawane jako podstawowe mierniki bezpieczeństwa zarządzania bezpieczeństwem procesowym, głównie ukierunkowanego na bezpieczeństwo pracy. Wśród nich należy wskazać te, które ogólnie za przykładem OSHA przyjęto za uniwersalne. Są to przykładowo wskaźniki KPI takie jak:
- FAR (Fatal Accident Rate)- wskaźnik wypadków śmiertelnych,
- TCIR (Total Case Incident Rate) – całkowity wskaźnik incydentów,
- TRIR (Total Recordable Incident Rate)- całkowity wskaźnik incydentów możliwych do zarejestrowania,
- TIIR (Total Injury & Illness Rate) – całkowity wskaźnik obrażeń i zachorowań,
- LTI &IR (Lost Time Injury & Illness Rate) - wskaźnik urazów i zachorowań na utratę czasu pracy,
Oraz inne stosowane w innych krajach w tym i w Polsce:
- liczba poważnych awarii przemysłowych,
- liczba wypadków przy pracy,
- wskaźnik częstości wypadków przy pracy na 100000 roboczogodzin,
- koszty wypadków przy pracy,
- koszty absencji chorobowej,
- liczba uwolnień substancji niebezpiecznych oraz koszty związane z ich usuwaniem,
- liczba niezgodności z wymaganiami dla systemu zintegrowanego,
- liczba kolizji i wypadków podczas transportu produktów i/lub podróży służbowych pracowników/ 1 000 000 przebytych kilometrów i inne.
Wskaźniki te najczęściej ograniczają się w konsekwencji do finansowych aspektów incydentów i są bardziej skoncentrowane na stratach.
Wskaźniki wiodące (Leading Indicators).
Dlatego ważne jest posługiwanie się i inwestowanie we wskaźniki, które dostarczają informacji na temat zarządzania bezpieczeństwem procesowym oraz przestrzegania środków zapobiegawczych. Takie KPI to na przykład:
- Procent ukończenia zaplanowanych działań, takich jak inspekcje, zapobiegawcza konserwacja sprzętu, spotkania dotyczące bezpieczeństwa w miejscu pracy itp.,
- Procent usuniętych niezgodności wykrytych podczas badań, inspekcji i czynności konserwacyjnych,
- Procent realizacji działań naprawczych i zapobiegawczych (CAPA),
- Procent realizacji założonych planów działania związanych z bezpieczeństwem,
- Odsetek programów szkoleniowych wymaganych prawnie, w porównaniu z procentem szkoleń ukończonych,
- Procent programów szkoleniowych wymaganych przez organizację, w porównaniu do procenta szkoleń osiągniętych,
- Jakość raportów generowanych po inspekcjach i postępowaniach w sprawie incydentów/wypadków,
- Procent zastosowania blokad (LOTO) podczas planowanych i nieplanowanych zadań konserwacyjnych i postojowych.
Co ze wskaźnikami KPI robić.
Liczby są jasnymi wskaźnikami, ponieważ dotyczą pewnego aspektu misji organizacji. Tworzą pewien obraz w umysłach pracowników i dlatego mają charakter informacyjny. Jako dobrą praktykę uważa się publikowanie ich w broszurach informacyjnych, raportach dla inwestorów, raportach dotyczących bezpieczeństwa, jak również umieszczanie takich informacji w miejscach pracy obok innych ważnych informacji. Informacje te wpływają na podniesienie świadomości oraz motywowanie do osiągania wyznaczonych celów w zakresie bezpieczeństwa. Są również potwierdzeniem właściwego kierunku działań oraz skuteczności przyjętych metod i kierunków. Wszystkie informacje przekazywane pracownikom pokazują, jaką wagę na co dzień organizacja przywiązuje się do zarządzania bezpieczeństwem procesowym. Ponadto, kiedy zaplanowane działania są wyraźnie wskazane i ocenione, wpływa to pozytywnie na kulturę organizacji oraz zaangażowanie pracowników.
Odpowiednio kształtując proporcje w wyznaczeniu KPI pomiędzy wskaźnikami wiodącymi i wskaźnikami skutków, możemy kształtować kierunki doskonalenia systemowego w zakresie bezpieczeństwa procesowego, jak również dostosować wskaźniki do poziomu dojrzałości organizacji. Światowi liderzy w tym zakresie podpowiadają, że odpowiednia proporcja pomiędzy wskaźnikami to, 2 razy więcej wskaźników wiodących niż wskaźników skutków.
Odpowiednio do strategii zarzadzania bezpieczeństwem procesowym zestaw wskaźników powinien obejmować każdy element systemu zarządzania bezpieczeństwem, i odpowiednio do dojrzałości elementu być wskaźnikiem wiodącym lub wskaźnikiem skutków. Elementy systemu zarządzania bezpieczeństwem procesowym wymieniłem w moich wcześniejszych wpisach.
Przykładowo, jeżeli organizacja nie ma w pełni zorganizowanego systemu "zarządzania zasobami produkcyjnymi" takimi jak aparaty, maszyny, urządzenia i systemy bezpieczeństwa i inne, (obszar niedojrzały), niecelowe jest wprowadzenie wskaźnika wiodącego bo będziemy mieli problem ze zgromadzeniem danych do jego wyliczenia, a nawet jeżeli go wyliczymy to nie będzie reprezentatywny. Przykładowo przyjmując jako wskaźnik w tym obszarze „liczbę nieplanowanych napraw urządzeń w okresie miesiąca”, nie znajdziemy pełnych danych do jego obliczenia i uzyskamy nieadekwatny do rzeczywistości wynik, który nie opisuje rzeczywistego stanu tego obszaru.
Podobnie, jeżeli organizacja w sposób dojrzały zarządza obszarem "analizy ryzyk" (obszar dojrzałości organizacyjnej) niecelowe i zbyteczne jest dobranie do jej oceny wskaźnika skutków. Doskonalenie tego obszaru jest możliwe jedynie gdy dobierzemy wskaźniki wiodące np. ilość rekomendacji w analizach ryzyka bez podjętych działań, średni czas wykonania działań korygujących dla rekomendacji, ilość rekomendacji z wykonanych analiz w ciągu roku.
Podsumowanie
Skuteczne zarządzanie systemem bezpieczeństwa procesowego wymaga jego systematycznego rozwoju przy ciągłej analizie ryzyk i utrzymaniu ich na akceptowanym poziomie. W tym celu absolutnie niezbędne jest stworzenie pakietu wskaźników monitorujących poszczególne elementy systemu bezpieczeństwa oraz w oparciu o nie zarządzanie i doskonalenie tego systemu. Tylko odpowiednio dobrane do poziomu dojrzałości wskaźniki pozwolą nam w sposób skuteczny doskonalić system.
Artykuły tego Autora
