Autor MAREK BARNAŚ
Zarządzanie zmianami w bezpieczeństwie procesowym i nie tylko
Czy i jak zarządzać zmianami? Czy jest to istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa procesu i organizacji? Jak skutecznie to robić? Czy jako manager robię to skutecznie i efektywnie?
Takie pytania nasuwają się każdemu managerowi, który zarządza obiektem, instalacją lub całym zakładem produkcyjnym w przemyśle procesowym. Ale czy ten temat dotyczy wyłącznie przemysłu procesowego?
Chyba nie, to temat szerszy i wykraczający poza przemysł procesowy. Rozmawiając z praktykami biznesu, konsultantami, napotkałem podejście różnorodne. Zwykle ci którzy zajmują się tak zwanym miękkim zarządzaniem mówią, że to zarządzanie zmianą w procesach kadrowych, zarządzanie zmianami w zmieniających struktury organizacjach i cały szereg działań i procesów związanych z właściwym przygotowaniem, przeprowadzeniem i akceptacją takiego procesu.
W dzisiejszym wpisie na naszym blogu chcę się skupić na drugim aspekcie zarządzania zmianami, to jest procesie związanym z zarządzaniem zmianami w przemyśle procesowym i szerzej przemyśle.
Czym jest zarządzanie zmianą?
Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami zarządzania bezpieczeństwem procesowym opisanym w literaturze i wymaganych prawem dla zakładów stwarzających ryzyko awarii przemysłowej, to jeden z elementów wchodzących w skład filaru o nazwie - Zarządzanie Ryzykiem. Jest to jeden z czterech filarów na którym wznosi się całe Bezpieczeństwo Procesowe, pozostałe filary to: Świadomość i zobowiązanie do doskonalenia bezpieczeństwa, Zrozumienie Zagrożeń i Ryzyka, Nauka Poprzez Doświadczenie. Trudno wyobrazić sobie skuteczne zarządzanie ryzykiem w przemyśle, jeżeli nie uwzględniamy w ocenie bieżącego ryzyka zmian, które zachodzą w instalacji, wyposażeniu, procedurach operacyjnych, zmianach surowców, zmian w procesach technologicznych i ich modyfikacjach, czy też aplikacjach komputerowych które wykorzystuje OT w procesie.
Jest wiele przykładów awarii i incydentów , w których zawiodło zarządzanie zmianą. Są to m.in. incydent we Flixborough z marca 1974 i wiele wiele innych, w których nieznajomość zmienionego orurowania, wymienionej armatury lub zmienionego procesu doprowadziła do awarii niebezpiecznej dla ludzi i środowiska. Jak podają autorzy zajmujący się bezpieczeństwem procesowym w artykule „The Contribution of Management of Change to Process Safety Accident in the Chemical Process Industry” (published by AIDIC w CHEMICAL ENGINEERING TRANSACTIONS) liczba wypadków w ciągu ostatnich 20 lat w których niewłaściwe zarządzanie zmianą miało miejsce nie maleje, a niewłaściwe zarządzanie zmianą odpowiada za ok 9,1% z nich. Czyli prawie co dziesiąty incydent jest spowodowany błędami w zarządzaniu zmianami...
Od czego rozpocząć?
Każda organizacja ma swoje standardy postępowania, procedury oraz systemy opisujące i regulujące jej działanie, w związku z tym nie ma jednolitego, typowego i jednakowego sposobu na wprowadzenie skutecznego systemu zarządzania zmianą. W każdym przypadku należy rozpocząć od określenia tego jakie zmiany chcemy analizować i jakie są dla nas istotne. Istotne, to te które generują ryzyko związane z ich wprowadzeniem. W przemyśle procesowym jako typowe kategorie zmian które objęte są procedurą zarządzania zmianą to:
- zmiany w systemie zarządzania,
- zmiany w usytuowaniu obiektów, instalacji, urządzeń,
- zmiany w wyposażeniu,
- zmiany surowców i substancji w procesie,
- nowe substancje w procesie,
- zmiana połączeń aparatów , maszyn, urządzeń,
- zmiany w procesach,
- zmiany dostawców substancji i usług,
- zmiany w organizacji pracy - brygad, zmian, instalacji,
- zmiana polityk w tym polityki bezpieczeństwa, zdrowia, środowiskowa etc,
- inne zmiany specyficzne dla organizacji.
- zmiany aplikacji w systemach sterujących i zabezpieczających,
- etc.
Zmiany nie zawsze są na stałe. Niekiedy zmiany dotyczą rozwiązań tymczasowych- na czas do zakupu części zamiennej, nowego aparatu, itp. Takie zmiany to obszar zmian tymczasowych. Je również należy kontrolować i zarządzać nimi. Zarówno zmiany dokonywane na stałe jak i tymczasowe powinny przebiegać w ściśle określonym rygorze.
Jak powinien być skonstruowany proces zarządzania zmianami?
Proces zarządzania zmianą powinien składać się z kilku etapów. To następujące etapy:
- sformułowania i opracowania propozycji zmiany uwzględniającej aspekty techniczne tej zmiany (przypominam, że poruszamy się w obszarze przemysłu procesowego),
- analiza zagrożeń i wpływu zmiany na już istniejące zagrożenia i ryzyka oraz analiza nowych ryzyk, które zmiana generuje,
- proces opiniowania zmiany przez osoby kompetentne w oparciu o wykonaną analizę ryzyk w poprzednim kroku,
- proces podjęcia decyzji przez kompetentny personel,
- wdrożenie zmiany w życie,
- przekazanie informacji zainteresowanym pracownikom,
- wprowadzenie zmiany w dokumentacji technicznej, procedurach itp.,
- analiza skuteczności procesu zarządzania zmianami,
- korekta procesu o ile jest nieskuteczny lub nieefektywny.
Etapy te powinny następować w kolejności opisanej, lecz należy zwrócić uwagę na częsty błąd przy wdrożeniach, który polega na mocno sformalizowanym i jednolitym schemacie zarządzania zmianami niezależnie od ich typu i znaczenia dla bezpieczeństwa. Prawidłowo wdrożony i skuteczny proces zarządzania zmianą powinien uwzględniać złożoność zmian oraz ich wpływ na ryzyko. Tam gdzie ten wpływ jest niewielki proces powinien być możliwie prosty, lecz składający się z ww. etapów. Tam zaś gdzie ryzyko jest duże i istotne, proces zatwierdzenia powinien uwzględniać również możliwość dodatkowej minimalizacji ryzyk poprzez dodatkowe działania mitygacyjne oraz umożliwiać dodatkowe konsultacje, analizy. Ważne żeby nie wylać dziecka z kąpielą; to znaczy, nie zniechęcić pracowników, którzy chcą wprowadzić zmiany złożonością i czasem trwania procesu, tak żeby wybierali drogę "na skróty" i unikali prawidłowego zarządzania zmianą. To jest kolejne ryzyko związane z niewłaściwie zaprojektowanym i wdrożonym procesem dotyczącym zmian.
Co dalej?
Posiadając wiedzę jak powinien wyglądać proces zarządzania zmianami, należy w sposób skuteczny go wdrożyć. Wdrożenie w organizacjach powinno się odbyć w sposób sformalizowany, a opis zarządzania zmianami powinien posiadać formę oficjalną: jako zarządzenie, procedura, regulamin lub inny lecz formalny dokument w organizacji. Może on mieć różną formę, w zależności od stopnia skomplikowania i dojrzałości organizacji. Począwszy od checklisty, po opis postępowania, schemat blokowy, lub opis działania w aplikacji- jeżeli taka wspiera ten proces.
Proces zarzadzania zmianami podlega ciągłemu doskonalenie, zatem składa się ze wszystkich etapów cyklu Deminga PDCA. Musimy w cyklu co najmniej rocznym dokonywać przeglądu i audytu tego elementu. W oparciu o dane wyjściowe z przeglądów i audytów doskonalić MOC. Analiza skuteczności i efektywności odbywa się równiez w oparciu o wskażniki, o których w kolejnym wpisie.
Cały proces zarządzania zmianami to oddzielna gałąź zarządzania bezpieczeństwem procesowym, dlatego też zachęcam do dalszej lektury. Jesteśmy gotowi pomóc Wam skutecznie wdrożyć taki system, ale również poprawić jego efektywność. O tym może w następnym wpisie.
Artykuły tego Autora
